Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et ce que couvre cette politique

ePassLive (« ePassLive », « nous ») exploite une plateforme de billetterie et de gestion d’événements. Nos services permettent aux organisateurs de créer et de vendre des billets, et aux acheteurs de les acheter, de les recevoir et de les utiliser.

Cette politique s’applique aux renseignements personnels traités sur epasslive.com, dans nos applications et dans nos communications. Elle ne s’applique pas aux renseignements que les organisateurs traitent pour leur propre compte : lorsque vous achetez un billet, l’organisateur reçoit certaines données vous concernant et agit alors comme responsable indépendant. Nous vous invitons à consulter sa politique de confidentialité avant l’achat.

ePassLive est située au 5520 Chabot, bureau 204, Montréal (Québec) H2K 2S7, Canada.

2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est Alexan Artun. Il veille au respect de cette politique et de la Loi 25. Il peut être joint à [email protected] ou par courrier au 5520 Chabot, bureau 204, Montréal (Québec) H2K 2S7, Canada.

Vous pouvez formuler une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI). Si vous êtes situé dans l’Union européenne, vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

3. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux finalités décrites ci-dessous. Selon votre usage, il peut s’agir de :

• Identité et coordonnées : nom, prénom, courriel, téléphone, adresse, code postal, entreprise ou organisation.
• Transaction et billetterie : commandes, billets, sièges, événements, montants, taxes, remboursements, statut du paiement, jetons de paiement fournis par Moneris (nous ne conservons jamais le numéro complet de carte bancaire).
• Profil d’organisateur : nom public, description, adresse du lieu, capacité, photo, bannière, liens sociaux et coordonnées professionnelles.
• Communications : messages envoyés à notre soutien, demandes de droits, réclamations, réponses et pièces jointes.
• Infolettre : nom, courriel, code postal, langue, préférences, date et version du consentement, source de l’inscription et statut d’abonnement.
• Données techniques : adresse IP, type d’appareil et de navigateur, journaux de connexion, pages consultées, identifiants de session et données de sécurité.
• Données de paiement et de facturation : adresse de facturation, quatre derniers chiffres de la carte et jetons de paiement. Les données bancaires des organisateurs sont chiffrées de façon applicative et accessibles à un nombre restreint de personnes.

4. Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour les finalités suivantes, avec la base légale applicable :

• Créer et gérer votre compte, vos profils et vos préférences (exécution du contrat).
• Traiter les commandes, les paiements, les billets, les remboursements et le service à la clientèle (exécution du contrat et obligations légales).
• Transmettre à l’organisateur les renseignements nécessaires à la gestion de l’événement, à l’identification du détenteur et au traitement des demandes (exécution du contrat et consentement lorsque requis).
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude, lutter contre les abus et protéger nos droits (obligations légales et intérêts légitimes reconnus par la loi applicable).
• Vous envoyer des communications transactionnelles liées à vos billets et à votre compte (exécution du contrat).
• Vous envoyer l’infolettre et des communications marketing, uniquement avec votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps.
• Mesurer l’audience et améliorer le service, uniquement avec votre consentement lorsque la loi l’exige.
• Respecter nos obligations comptables, fiscales et légales, et répondre aux autorités compétentes.
• Anonymiser ou agréger des données pour produire des statistiques, conformément au Règlement sur l’anonymisation.

5. Consentement

Nous obtenons un consentement libre, éclairé, manifeste et donné pour des fins spécifiques. Le consentement n’est jamais précoché et n’est jamais déduit du simple fait d’utiliser le site. Les conditions, la reconnaissance de la politique et le partage nécessaire à l’exécution du contrat sont présentés séparément; les consentements marketing et cookies sont demandés séparément et peuvent être retirés.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, aussi facilement que vous l’avez donné. Le retrait n’affecte pas les traitements déjà réalisés, mais il met fin aux traitements futurs fondés sur ce consentement. Pour l’infolettre, un lien de désabonnement figure dans chaque courriel et dans votre profil.

Les renseignements sensibles ne sont recueillis qu’avec votre consentement explicite, lorsque cela est nécessaire et permis par la loi. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sensibles (santé, origine ethnique, opinions politiques, religion, orientation sexuelle, données biométriques) sans base légale et consentement explicite.

Pour les personnes de moins de 14 ans, un parent ou tuteur doit consentir à la collecte et à l’utilisation des renseignements. Si vous achetez un billet pour un mineur, vous confirmez être autorisé à fournir ses renseignements.

6. Témoins de connexion et technologies similaires

Nous utilisons des témoins de connexion (cookies) et technologies similaires pour faire fonctionner le site, mémoriser vos préférences, sécuriser les sessions et, avec votre accord, mesurer l’audience et personnaliser les communications. Les témoins non essentiels ne sont pas déposés avant votre consentement.

Les catégories sont les suivantes :

• Essentiels : session, panier, authentification, sécurité, langue et préférences de base. Ils sont nécessaires au service et ne peuvent pas être désactivés.
• Confort : mémorisation de la ville, du marché, de l’affichage et de certaines préférences. Ils sont désactivés par défaut et activés avec votre accord.
• Mesure d’audience : statistiques agrégées pour comprendre l’usage du site et l’améliorer. Aucun profilage publicitaire. Désactivés par défaut.
• Marketing : personnalisation des communications et mesure des campagnes. Désactivés par défaut.

7. Témoins que nous utilisons

Les principaux témoins propriétaires sont : epauth (session d’organisateur), NEXT_LOCALE (langue), ep_cities et ep_home_market (choix explicites de ville et de marché, essentiels), ep_market (estimation du marché à partir du fuseau horaire, fonctionnelle et déposée uniquement avec votre accord, conservée jusqu’à 180 jours), ep_consent (vos choix de cookies, conservé jusqu’à 180 jours) et ep_consent_id (identifiant anonyme de preuve de consentement).

Avec votre consentement à la mesure d’audience, nous utilisons Google Analytics 4 (Google LLC) pour mesurer l’audience et améliorer le service. GA4 dépose les témoins propriétaires _ga et _ga_<container> (conservés jusqu’à 13 mois). Aucun de ces témoins n’est déposé avant que vous acceptiez la catégorie « performance/analytique » : jusque-là, GA4 fonctionne en mode consentement refusé et n’envoie que des pings sans témoin. Les données d’événement GA4 sont conservées 14 mois. Google reçoit des données techniques (pages consultées, appareil et navigateur, localisation approximative dérivée de l’adresse IP) et agit comme notre sous-traitant en vertu d’une entente de traitement.

Les cartes Google affichées sur les pages publiques ne sont chargées qu’après votre accord pour la catégorie « confort » ou après un clic explicite sur « Afficher la carte ». L’autocomplétion d’adresse dans l’espace organisateur utilise Google Places pour la saisie d’une adresse professionnelle, uniquement si vous avez accepté la catégorie fonctionnelle. Le service reCAPTCHA de Google est utilisé pour la sécurité des formulaires et peut recevoir votre adresse IP et des données techniques. Sentry reçoit des données techniques pour la surveillance des erreurs, avec suppression des renseignements personnels configurée et sans replay de session.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment depuis « Préférences de cookies » dans le pied de page ou sur la page /privacy.

8. Partage des renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les partageons uniquement dans les cas suivants :

• Organisateurs : lorsque vous achetez un billet, nous transmettons à l’organisateur les renseignements nécessaires à la gestion de l’événement (nom, courriel, adresse de facturation, numéro de commande, billets et informations de transaction). L’organisateur agit comme responsable indépendant pour ses propres traitements (communications, marketing, analyse). ePassLive n’est pas responsable de ces traitements, dans les limites permises par la loi; elle demeure responsable de la communication initiale et du respect de ses propres obligations. Les communications marketing de l’organisateur font l’objet d’un consentement distinct et facultatif au moment du paiement.
• Fournisseurs de paiement : Moneris traite les paiements et les données de carte. Nous ne conservons pas le numéro complet de carte.
• Hébergement et base de données : Hetzner (Allemagne) héberge l’application et le stockage; Neon héberge la base de données PostgreSQL dans la région de Francfort (Union européenne).
• Courriel : Resend achemine les courriels transactionnels et d’infolettre. Les données sont minimisées; une entente de traitement est requise et en cours de vérification.
• Surveillance : Sentry reçoit des données techniques pour détecter et corriger les erreurs, avec suppression des renseignements personnels.
• Cartes et anti-robot : Google Maps n’est chargé qu’après votre accord ou un clic explicite; reCAPTCHA sécurise les formulaires.
• Autorités et obligations légales : lorsque la loi l’exige, pour répondre à une ordonnance, une enquête ou protéger nos droits, ou en cas de transaction commerciale (fusion, acquisition, restructuration).

9. Transferts hors du Québec

Certains renseignements sont traités ou hébergés hors du Québec, notamment en Allemagne et dans l’Union européenne (Hetzner, Neon Francfort), aux États-Unis (Resend, Google) et, selon la région configurée du projet, chez Sentry, ainsi qu’au Canada (Moneris). Pour chaque transfert, nous documentons les facteurs relatifs à la vie privée et les garanties applicables; lorsque l’évaluation est complétée, nous consignons la conclusion sur la protection adéquate au regard des circonstances (ententes de traitement, clauses contractuelles types, cadre de protection des données, mesures de sécurité).

Lorsque vous êtes situé dans l’Union européenne, les transferts vers le Canada ou les États-Unis sont encadrés par les mécanismes appropriés (décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou Data Privacy Framework, selon le fournisseur). Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à [email protected].

La liste à jour des sous-traitants et de leurs régions est publiée sur /privacy. Nous vous informons de tout changement important susceptible d’affecter vos droits.

10. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux finalités décrites, puis nous les détruisons ou les anonymisons conformément au Règlement sur l’anonymisation. Les durées ci-dessous sont nos durées cibles; leur application est progressive et le programme de rétention est en mode vérification jusqu’à la validation juridique. Les durées indicatives sont les suivantes :

• Commandes, paiements, factures et pièces comptables : 7 ans après la transaction, pour respecter les obligations fiscales et comptables.
• Billets et renseignements des détenteurs : 2 ans après l’événement, puis anonymisation, sauf obligation légale ou litige.
• Compte et profil : pendant la durée de la relation; après fermeture, 3 ans pour la prescription et les réclamations, puis suppression ou anonymisation. Les documents financiers sont conservés séparément 7 ans.
• Infolettre : pendant l’abonnement, puis 3 ans après le désabonnement, puis suppression. Un mécanisme de suppression minimal peut être conservé pour respecter votre refus.
• Preuves de consentement : 7 ans après la fin de la relation ou le retrait; à défaut de marqueur de fin de relation, 10 ans après la collecte, pour démontrer la conformité.
• Messages de soutien : 24 mois, sauf réclamation ou litige.
• Journaux techniques : 90 jours; journaux de sécurité et journal d’audit : jusqu’à 7 ans.
• Mesure d’audience (Google Analytics 4) : données d’événement 14 mois; les témoins _ga et _ga_<container> sont conservés jusqu’à 13 mois.
• Registre des incidents de confidentialité : 5 ans après la clôture.
• Sauvegardes : 30 jours, sauf sauvegarde d’archive chiffrée à des fins de reprise après sinistre.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements : chiffrement en transit (TLS), chiffrement au repos, chiffrement applicatif des données bancaires, contrôle d’accès par rôle, authentification renforcée pour les administrateurs, journal d’audit, sauvegardes chiffrées, tests de restauration et revue régulière des accès.

Aucune transmission sur Internet n’est totalement sécurisée. Si vous croyez qu’un renseignement a été compromis, écrivez immédiatement à [email protected].

12. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et une copie de ceux-ci;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• la suppression des renseignements qui ne sont plus nécessaires, sous réserve de nos obligations légales;
• la portabilité de vos renseignements informatisés recueillis auprès de vous, dans un format structuré et couramment utilisé;
• la cessation de la diffusion ou la désindexation d’un contenu public, selon les critères de la loi;
• des explications et une révision humaine lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• le retrait de votre consentement en tout temps.

13. Comment exercer vos droits

Utilisez le formulaire sécurisé à /privacy/request ou écrivez à [email protected]. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande au Québec; si la demande est complexe, nous pouvons prolonger ce délai de 10 jours et vous en informer par écrit avec les motifs. Pour les personnes situées dans l’Union européenne, nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois avec avis écrit.

Pour protéger vos renseignements, nous vérifions votre identité avant de donner suite. La vérification se fait par lien sécurisé envoyé à votre adresse courriel. Si vous agissez pour une autre personne, une autorisation écrite peut être exigée.

Les demandes sont gratuites, sauf si elles sont manifestement abusives ou répétitives. Si nous refusons une demande, nous vous expliquons par écrit les motifs et les recours, notamment auprès de la CAI.

14. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas actuellement de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou significatifs vous concernant. Si une telle décision était introduite, nous vous informerions avant sa mise en œuvre, nous vous expliquerions les principaux facteurs et les données utilisées, et nous vous offririons la possibilité de présenter vos observations et de demander une révision humaine.

Les mesures de sécurité et de détection de fraude peuvent utiliser des règles automatisées, mais elles ne remplacent pas une décision humaine lorsqu’une telle décision est requise.

15. Mineurs de moins de 14 ans

Nous ne recueillons pas sciemment les renseignements personnels d’un enfant de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou tuteur, sauf si cela est clairement dans l’intérêt de l’enfant et permis par la loi. Si vous êtes un parent ou tuteur et croyez qu’un enfant nous a fourni des renseignements sans votre consentement, écrivez à [email protected] : nous les supprimerons.

Les renseignements d’un mineur ne sont jamais utilisés pour du marketing ciblé.

16. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées dès que possible, en leur indiquant la nature de l’incident, les renseignements visés, les mesures prises et les précautions à prendre.

Nous prenons des mesures raisonnables pour contenir l’incident, corriger la cause et prévenir sa récurrence. Vous pouvez signaler un incident présumé à [email protected].

17. Anonymisation et données agrégées

Lorsque nous anonymisons des renseignements, nous le faisons selon les meilleures pratiques généralement reconnues et conformément au Règlement sur l’anonymisation : finalités sérieuses et légitimes, analyse du risque de réidentification, documentation de la méthode et supervision par une personne compétente. Les renseignements anonymisés ne permettent pas de vous identifier et ne sont pas utilisés pour prendre une décision à votre sujet.

Les statistiques publiées ou partagées avec des partenaires sont agrégées et ne contiennent aucun renseignement personnel.

18. Personnes situées dans l’Union européenne

Si vous êtes situé dans l’Union européenne, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition prévus par le RGPD, ainsi que du droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques. Vous pouvez exercer ces droits aux coordonnées du RPRP ci-dessus.

Nos bases légales sont l’exécution du contrat, le consentement, nos obligations légales et nos intérêts légitimes lorsque la loi applicable le permet. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

ePassLive n’a pas d’établissement dans l’Union européenne. Si elle offre des services à des personnes situées dans l’UE ou surveille leur comportement, elle désignera un représentant au sens de l’article 27 du RGPD avant le lancement commercial et publiera ses coordonnées dans cette politique. En attendant, le RPRP demeure votre point de contact.

19. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter une évolution du service, de la loi ou de nos pratiques. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. Pour tout changement important, nous vous informons par courriel ou par un avis sur le site au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, lorsque la loi l’exige.

Si vous n’acceptez pas une modification, vous pouvez cesser d’utiliser le service ou exercer vos droits. La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur vaut acceptation de la politique mise à jour, dans les limites permises par la loi.

20. Nous joindre et porter plainte

Pour toute question, demande ou plainte, écrivez à [email protected] ou au 5520 Chabot, bureau 204, Montréal (Québec) H2K 2S7, Canada.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI). Si vous êtes situé dans l’Union européenne, vous pouvez saisir l’autorité de contrôle de votre pays.